Verplichte tijdregistratie voor bedrijven vanaf 2027

Met Kelio bereidt u zich optimaal voor op de verplichte registratie van arbeidstijd

De Belgische regering heeft de knoop doorgehakt: vanaf 1 januari 2027 wordt de registratie van arbeidstijd verplicht voor alle werkgevers. Deze beslissing werd aangekondigd in de marge van het begrotingsakkoord van november vorig jaar en sluit aan bij de bestaande Europese rechtspraak.

Voor HR betekent dit een nieuwe evolutie binnen het vakgebied. Ondernemingen worden aangemoedigd om tijdig te anticiperen en zich uit te rusten met een betrouwbaar en performant registratiesysteem. Dankzij haar uitgebreide expertise in HR-materies en de ontwikkeling van geavanceerde tools reikt Kelio u de nodige handvatten aan om zich goed voor te bereiden.

Registratie van arbeidstijd: wat houdt het wettelijk kader in?

Het uitwerken van een wettelijk kader rond de registratie van arbeidstijd vloeit voort uit een verplichting opgelegd door het Hof van Justitie van de Europese Unie. Deze vereiste geldt al meerdere jaren voor de lidstaten.

Tot op vandaag was registratie in België enkel verplicht in specifieke gevallen, zoals bij glijdende werktijden, afwijkingen op de uurroosters van deeltijdse werknemers of binnen bepaalde sectoren. Vanaf 2027 zal deze verplichting echter van toepassing zijn op alle ondernemingen in België, ongeacht hun grootte, en zowel in de private als in de publieke sector.

Welke methodes bestaan er om prestaties te registreren?

In lijn met de aanbevelingen van het Europees Hof van Justitie zal de Belgische overheid het gebruik verplichten van een objectief, betrouwbaar en toegankelijk registratiesysteem. Binnen deze krijtlijnen behouden werkgevers de vrijheid om zelf te bepalen welk systeem zij gebruiken.

Of het nu gaat om een Excel-bestand, een papieren dossier, een badgeklok of een digitale oplossing: al deze methodes maken het mogelijk om prestaties op een wettelijk conforme manier te registreren. Vanuit efficiëntieoogpunt en binnen de bredere context van de voortschrijdende digitalisering van HR-processen, vormt een tijdregistratieoplossing echter de meest aangewezen keuze voor een optimaal resultaat.

Waarom kiezen voor een tijdregistratiesoftware voor de registratie van arbeidstijd?

In de meeste ondernemingen is de digitalisering van HR-processen al sterk ingeburgerd. Ze levert duidelijke voordelen op, zoals tijdswinst, minder administratieve last en kostenbesparingen. Heel wat werkgevers hebben intussen geïnvesteerd in een HRIS-oplossing die processen optimaliseert, zowel op het vlak van loonbeheer als planning en rekrutering.

De tijdregistratiesoftware van Kelio werd ontwikkeld door HR-experts en biedt een uitgebreid pakket aan oplossingen en functionaliteiten die nauw aansluiten bij de concrete behoeften van ondernemingen.

Prikklok of digitale prikklok

Met een tijdregistratieoplossing kunnen medewerkers hun prestaties registreren via een klassieke, gekoppelde prikklok. Daarnaast is ook virtuele tijdsregistratie mogelijk via smartphone of computer. Dat zorgt voor een grote flexibiliteit, vooral voor medewerkers die telewerken of vaak onderweg zijn.

Geoptimaliseerd beheer van gegevens

Een digitale oplossing staat in voor de automatische registratie, opslag, opvolging en beveiliging van gegevens. Het risico op fouten of gegevensverlies wordt aanzienlijk beperkt. Alle informatie wordt gecentraliseerd in één systeem en is gelijktijdig toegankelijk voor alle bevoegde gebruikers.

Efficiëntere werkprocessen

Door HR-processen te digitaliseren, vermindert de nood aan manuele invoer en verloopt de gegevensverwerking sneller. De combinatie van nauwkeurigheid, automatisering en toegangscontrole vergemakkelijkt niet alleen de naleving van de wetgeving, maar ook de toepassing van de GDPR.

Nieuwe perspectieven voor HR en de onderneming

Een tijdregistratieoplossing kan eenvoudig worden geïntegreerd met andere digitale systemen, zoals boekhoudsoftware, een ERP of toepassingen van sociale secretariaten. Dat resulteert in een aanzienlijke tijdswinst en verhoogde efficiëntie. Bovendien creëren deze integraties nieuwe mogelijkheden voor HR-beheer en bedrijfsvoering, zoals strategische rapportering.

Kelio: een complete en modulaire oplossing

Om deze nieuwe wettelijke verplichting tijdig te anticiperen, biedt Kelio een gecentraliseerde HR-oplossing aan die niet alleen de arbeidstijd beheert, maar ook alle personeelsgegevens en diverse werkprocessen ondersteunt. De experts van Kelio begeleiden organisaties op maat, van analyse van de behoeften tot implementatie en ondersteuning.

Daarnaast is Kelio al jarenlang een gevestigde waarde op het vlak van prikklokken en toegangslezers. Deze hardware wordt volledig in Europa geproduceerd en is compatibel met tal van softwareoplossingen. Met Kelio kiest u voor een complete, intuïtieve en schaalbare oplossing, ondersteund door een dienstverlening die staat voor betrouwbaarheid, transparantie en expertise.

Registratie van arbeidstijd: wat volgt nu?

De concrete modaliteiten van deze toekomstige regelgeving moeten nog worden vastgelegd in een wetstekst. Die zal in de komende maanden worden goedgekeurd, afgekondigd en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Werkgevers zullen daarin onder meer terugvinden welke gegevens geregistreerd moeten worden, hoe lang ze bewaard moeten blijven en op welke manier ze geraadpleegd kunnen worden. Wilt u op de hoogte blijven van het laatste HR-nieuws en de evoluties binnen het vakgebied? Bezoek dan de website van Kelio.